Tanto si tienes que organizar un evento social como corporativo, es muy importante calendarizar tu evento. No solo para planificarte, sino también para avisar a tus invitados y que puedan reservar ese día para ti. Generalmente, los viernes y sábados por la tarde noche son los mejores días para una celebración. https://www.safetyglobal.com/elegir-fecha-evento/
1. Días recomendados: viernes y sábado por la tarde-noche
Por lo general, los viernes y sábados a partir de las 6 o 7 p. m. suelen ser los momentos ideales para celebrar eventos. La mayoría de las personas ya han terminado su jornada laboral o sus actividades semanales y están en modo “relax”, con más disponibilidad y ganas de asistir a reuniones sociales o celebraciones.
¿Y los domingos? Pueden ser una opción para eventos más tranquilos o familiares, pero ten en cuenta que muchas personas se preparan para la semana siguiente, por lo que podría reducirse la asistencia o el ánimo festivo.
2. Evalúa tu disponibilidad para organizarlo
Antes de cerrar una fecha, piensa en ti. ¿Cuánto tiempo real tienes para preparar el evento? Si estás muy justo de tiempo, mejor elige una fecha más lejana y realista para evitar estrés de último momento. La planificación anticipada te permitirá conseguir mejores proveedores, tener más opciones de lugares y enviar invitaciones con tiempo suficiente.
3. Evita festivos y puentes largos
Aunque pueda parecer tentador hacer un evento en un puente o festivo, lo cierto es que muchas personas aprovechan esos días para salir de la ciudad o hacer planes en familia, lo que puede afectar seriamente la asistencia. A menos que tu evento esté vinculado a ese día específico (como una celebración temática de Año Nuevo), lo más recomendable es elegir fechas «normales» que no coincidan con feriados o vacaciones escolares.
4. Consulta con los invitados clave
Si tu evento depende de la presencia de ciertas personas (el cumpleañero, el jefe, un ponente, o algún amigo cercano), asegúrate de verificar con ellos su disponibilidad antes de fijar la fecha definitiva. A veces es mejor tener una fecha flexible pero con las personas importantes confirmadas, que un día perfecto pero con ausencias clave.
5. Considera la temporada y el clima
Si planeas un evento al aire libre, ten en cuenta la estación del año y las condiciones climáticas típicas de esas fechas. En meses de lluvias o frío intenso, asegúrate de tener planes de contingencia o considera espacios cerrados. También, algunas fechas cercanas a Navidad, verano o Pascua pueden ser más difíciles por la saturación de eventos o vacaciones.
6. Ten en cuenta la hora según el tipo de evento
- Para eventos formales o corporativos, la mañana (entre 9 a. m. y 12 p. m.) o la tarde temprano suelen ser ideales.
- Para eventos sociales, la tarde-noche es la favorita, ya que permite una atmósfera más distendida, ideal para cenas, música y baile.
- Si hay niños involucrados, considera horarios más tempranos, como un almuerzo o merienda.
7. Anticipa y comunica con tiempo
Una vez que hayas decidido la fecha y la hora, envía las invitaciones lo antes posible. Para eventos importantes, un «save the date» semanas antes puede marcar la diferencia. Asegúrate también de hacer un seguimiento cercano a la fecha para confirmar asistencia.
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